课外学生旅行
即适用性
这些政策和程序适用于从肯恩大学（“大学”）出发和/或有校外目的地的爱游戏体育、文化、教育和/或娱乐旅行，这些旅行由公认的大学学生团体或组织组织，或由大学教职员工代表学生组织，并向校园社区开放，与学术课程无关。根据旅行或活动的性质，可能会有额外的规定和要求。有关任何额外要求或程序的信息，请咨询大学活动委员会或赞助大学部门。
2。一般程序
A.通知表格。所有学生课外旅行活动必须通过《学生课外旅行通知表》（表格CCST-1）获得批准。表格必须在旅行前30天及旅行广告发布前填写并由相关部门主管批准。根据旅行的性质，可能需要额外的表格作为批准的条件。大学行政部门保留拒绝任何逾期提交的课外旅行申请的权利。
B.旅行顾问指南。经批准后，负责此次旅行的教职员工顾问将负责熟悉《学生课外旅行指南》（CCST-2表）。
C.学生旅行名册表。预计参加这次旅行的学生的初步名单必须按照学生旅行名册表（表格CCST-3）的指示提交。最后的名单应送交部门主任和公共安全和警察部门。如果大学已经签订了运输服务合同，学生旅行名册也必须发送给大学采购。
D.运输要求：
1. 巴士和面包车旅行。
a.大学交通。肯恩大学有几辆大学车辆，可以根据可用性和旅行的性质使用。如需申请20人或38人乘坐的巴士，需提交CCST-5表格，并由院系主任和相应的学院院长或相应的副校长批准。批准的表格应在旅行前至少两周转发给设施和校园规划办公室。收到后，将根据可用性、人员需求和旅行性质对大学交通请求进行评估。经批准后，将根据巴士旅行批准表内的信息分配一名大学司机。如果旅行需要比公共汽车小的交通工具（例如，一辆12人座的面包车），可以向管理车辆的个别部门提出请求，利用各自部门的程序。有关大学交通工具的更多信息，请联系设施和校园规划办公室。
b.合同运输服务。如果学生需要使用合同运输服务（如包车），则需要由系主任和相应的学院院长或相应的副校长批准一份巴士旅行批准表（表格CCST-5）。经批准的巴士旅行批准表必须是原件，应发送给大学采购。收到后，大学采购部将获得两到三个合同运输服务的报价（例如，包车）。一旦收到报价，大学采购部将把报价转发给相应的行政部门进行内部审批，开始申请流程。协调这次旅行的行政部门将负责生成一份采购申请单，并利用大学采购部的一家报价的巴士供应商获得一份巴士采购订单。请注意，大多数包车最多可容纳49名乘客，而某些包车公司只能提供55、57或58名乘客的巴士。
2. 航空和铁路旅行。有关航空和铁路旅行安排的详细信息，请参阅肯恩大学网站上的旅行手册/offices/human-resources/travel-manual。
3. 学生交通豁免表格。应鼓励所有参加课外学生旅行的学生乘坐授权的公共汽车或大学安排的其他交通工具往返目的地。任何例外情况都需要旅行顾问的许可，并完成交通豁免（课外学生旅行登记表：第4节）。
E.认可的学生团体出勤率：如果少于15名肯恩大学学生在熟女链接上回复并提交课外学生旅行表格，认可的学生团体巴士旅行将被取消。所有参加者必须于出发前至少五个工作天填妥《学生联营旅行表格》。
3。旅行顾问
建议在所有的公共汽车旅行中都有一名旅行顾问。旅行顾问应是肯恩大学的教职员工，作为肯恩大学的代理人，协调旅行活动，并遵守《学生课外旅行政策和程序》。
A.一日游。建议使用大学安排的交通工具的课外学生旅行一日游，应配备一名最多48人的教职员工旅行顾问。此要求的任何例外情况都必须得到相应副总裁的批准。旅行顾问负责了解所有学生在整个旅行期间的行踪、活动或日程安排。
B.过夜旅行。使用大学安排的交通工具并需要过夜旅行或住宿的课外学生旅行将需要一名教师/工作人员旅行顾问，最多25人，每增加25人就需要一名教师/工作人员顾问。如果旅行需要两名或两名以上的全职教师/工作人员顾问，必须由各自的部门主任和副校长批准。过夜旅行必须由与学生住在同一酒店/住宿的大学教职员工建议。任何夜间旅行顾问要求的例外情况必须由各自的副总裁批准。旅行顾问负责了解所有学生在整个旅行期间的行踪、活动或日程安排。
C.顾问差旅费。旅行顾问可以将他或她的旅行费用纳入旅行费用，只要费用符合所有州道德法律法规和大学政策/程序。未经相应的副校长和大学道德联络官事先书面批准，任何大学员工或代表或任何大学员工的任何家庭成员不得获得任何补偿或其他类型的福利。
四、学生参与者注册
建议所有学生在出发前至少一个星期完成注册。根据主办部门和/或学生团体或组织的决定，学生参加注册可以通过各种方法进行。报名方式包括报名表格、参加者申请及/或巴士车票销售。虽然这些方法可以由主办部门或组织酌情使用，但它们不能代替离校前所需的大学文书工作和学生信息。
A.联合课程学生旅行登记表。每个学生参与者和学生房东的任何合适的客人都必须通过填写一份《课外学生旅行登记表》来执行课外旅行的责任免除/赔偿。
1. 一天旅行。如需参加一日游，参加者必须填写并签署《课外学生旅游登记表-一日游表》（表格CCST-4A）。一日游表收集学生参与者和紧急联系信息，包括免责和赔偿协议、参与者行为协议、交通豁免和FERPA信息发布。表格原件应由指导老师保管，适当的复印件应转交给部门主管。
2. 一夜之间旅行。如需过夜旅行，参加者必须填写并签署《课外学生旅行登记表-过夜旅行表》（表格CCST-4B）。过夜旅行表收集学生参与者信息，包括参与协议、授权和责任免责、弃权、免责和不起诉协议、参与者行为协议、交通免责、FERPA信息发布以及健康、保险和紧急联系信息收集表。这些表格的副本必须在旅行前不迟于十（10）个工作日交给学生并交还给教职员工顾问。表格原件应由指导老师保管，适当的复印件应转交给部门主管。
B.学生活动参与协议（SAPA）表格。许多课外学生旅行都是根据出勤率来计划和安排的。当实际出席成本超过参加成本（例如门票销售）时，如果学生参与者和/或他们的客人事先没有得到学生参与者和他们的客人的批准，那么主办大学的部门可以向学生的帐户收取全部出席成本。如果这些参与条款和条件适用，学生参与者和他或她的客人必须填写学生活动参与者协议（SAPA）表格（表格CCST-6）。
C.基恩舞台票订购单。如果旅行需要票，建议通过基恩舞台售票处分发。如欲购票，必须填写《肯恩舞台门票订购表格》，并由活动委员会代表或部门主管批准。所有购票请求必须遵守肯舞台票房政策。欲了解更多信息，请与基恩舞台售票处联系。
D.备选表格和修改表格。在某些情况下，根据旅行的性质，部门或组织可以在相应的副校长和大学法律顾问办公室事先书面批准的情况下，使用替代或修改的表格和文书工作进行学生参与者注册。
E.其他要求。除了要求所有学生参与者必须是当前注册的学生和在大学中表现良好的学生外，课外学生旅行通知表上确定的一些额外标准可能适用（例如：仅限爱游戏体育APP研究生和兼职学生，仅限组织成员，仅限常住学生等）。
五、拒绝参加旅行
如果参与者违反学校的政策法规和/或当地、州、联邦或国际法，或旅行的任何书面条件/要求，学校可以拒绝参加、取消预订或以其他方式终止参加大学赞助的旅行。大学有权根据指定的大学旅行代理的决定，以正当理由取消任何人的旅行，而不退款。所有大学纪律规定在旅行期间有效，大学行为准则对所有批准的课外学生旅行有效。
六、罚没罚单
如果已登记的参与者没有在预定的出发时间出现，该人将丧失参加旅行的权利。如有需要，未经系主任事先批准，不得更换参加者或给予退款。如果学生参与者在旅行注册或门票销售时同意这些条款和条件（例如，学生活动参与者协议），则未完全参加预定的旅行或活动的注册学生可能会被收取出勤费。
7。其他大学旅行政策和程序
除了本文所述的政策和程序外，旅行顾问和赞助部门主管有责任熟悉肯恩大学网站/offices/human-resources/travel-manual上的《旅行手册》中提到的其他旅行要求。
COVID-19疫苗接种要求
从2021年秋季开始，所有课外学生旅行参与者、学生和潜在客人都必须全面接种COVID-19病毒疫苗才能参加。所有参与者携带COVID-19疫苗接种卡和国家颁发的带照片的身份证件，以便活动/旅行陪同人员验证疫苗接种情况。这些信息现在反映在联合课程学生旅行登记表上。